幸せ導く『はた楽』経営コンサルタントで幸せ研究家の藤井孝幸です。

いつもブログを読んで頂き、ありがとうございます。

本日は『社長、議事録は？』と題して書かせて頂きます。

～議事録とは～

昨日までに「役員会」「株主総会」のことで、議事録が大切ですよとお伝えしました。

おさらいしておきますと、

議事録とは、総会・会議などで議論された内容や取り決められたことを、記録しておくものです。

なので、何かがあった時に「あの時、私は反対した」とか、何をどう決定したとか、言った言わないでもめることのないように、しっかり記録しておく必要があります。

会社法に関する議事録、つまり「株主総会」と「取締役会」のものは保管期間が定められています。

総会議事録・・・本店に10年　支店に5年

取締役会議事録・・・本店に10年

と、なっております。ただし、会社法を読むと「保管期間」とは書かれておらず「備え置く」とあります。

大事にしまっておく「保管」ではなく「備え置く」です。

何のために「備え置く」かというと、閲覧権がある方のために備え置くということのようです。

閲覧権がある方とは、「株主総会議事録」は、株主と債権者です。「取締役会議事録」は、株主です。

株主が会社に来られて「株主総会議事録見せて」「取締役会議事録見せて」は、「仕方ないな」と見せるでしょう。

しかし、債権者(銀行や仕入先等)が「株主総会議事録みせて」と来られたら「あなたに見せられはしません。」等と言ってはいけません。

営業時間内なら応じなければならないことになっています。閲覧又は謄写とあるので、コピーにも応じなければなりません。

「見せて」と来られることはないかもしれませんが、見せなければならないということを頭の片隅に置いておきましょう。

株主総会議事録は、毎年は作成されていない会社もあるかもしれませんが、役員報酬の変更をした時だけは、多分作成されていると思います。

これは経営者としては常識の部類になると思いますが、役員報酬の額を変更する場合は、株主総会の決議が必要で、その結果は議事録を作成しておかなければなりません。

税務調査の時に、調査対象の会計期間中に役員報酬の変更があれば、総会の決議を議事録で確認されるはずです。

(変更は、決算日から３か月以内の総会での変更しか認めないことになっています。詳しくは税理士先生にお尋ねください。)

そこで、議事録がなかったらアウトです。

～毎年作成しましょう～

やらなければならないことを、怠ることで色々な問題が起こることがあります。

「バレなければいいか」という考えは駄目です。

そういう甘い考えが、先日も申し上げたように日々の業務にいい加減さが出てしまいます。

それが、接客の態度や言葉遣い等、色々なところに必ず影響してくると私は考えます。

なので、やらなければならないことは、きちんとすることで、いつも正々堂々としていられるようにしておきましょう。

本日は、これで失礼致します。

ご意見ご感想頂けると有り難いです。

ご質問もお受け致します。

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