幸せ導く『はた楽』経営コンサルタントで幸せ研究家の藤井孝幸です。

いつもブログを読んで頂き、ありがとうございます。

本日は『私の経営コンサル③その資料本当に必要ですか?』と題して書かせて頂きます。

～会計ソフトの意味ないです～

経理担当者の経理指導を依頼されることがあります。

会社によっては、試算表以外に様々な資料作成をされていることがあります。

当然、必要だから作成されているのだと思います。

しかし、その資料作りにけっこうな時間がかかっているようにも思えます。

以前、記帳も申告も自社でされている会社から経理担当者の指導をして欲しいと依頼がありました。

経理担当者が退職され、新任の経理担当者が旧担当者退職まで採用が決まらなかったことで、引継ぎができなかったようです。

申告は、税理士へ依頼することになっていたようで、日々の記帳業務は引き続き自社でされるということ。

経理指導依頼の場合、会社により流儀がありますので、先ずは一通り経理の手順を確認させて頂いています。

社長から、「毎月こんな資料を作ってもらってる」と見せられました。

そこは会計ソフトで経理処理がされているのですが、その資料の中に会計ソフトから出力されたものではない、エクセルでわざわざ作成されたものが数枚ありました。

カラフルな印刷で、「まぁ、ステキ」と言いたくなるところですが・・・・・私にはインクの無駄遣いにしか見えませんでした。

何故かと言うと、社内資料はモノクロで充分ですし、何より会計ソフトで出力できる資料をわざわざエクセルで作成していたのです。

時間の無駄遣いでもあり、月次決算が２カ月遅れている状況でした。

このままだと、新任の方が慣れるまで更に遅れてくると思い、社長に「会計ソフトで出力できる資料ですから、多少は雛形が違いますが・・・」と作成中止のご提案はさせて頂きましたが、その後どうされたかは分かりません。

～この資料誰がみるの?～

他にも、「こんな資料があるといい」と上司から言われるままに作成資料がドンドン増えて、日々の経理処理が益々遅れるということも現実にあります。

私は、沢山の資料作成をされている場合、経理担当者に

資料１つずつに「これを作成して誰が見るのですか?」とお尋ねします。

そうすると「私は、上司に渡すだけですから、分かりません」と言われます。

更に「その資料はどこに保管してありますか?」とお尋ねすると、

書庫や書類棚等にあるファイルを持ってきて「これです」と見せてくれます。

「このファイルを誰かが見ているのを目撃したことがありますか?」と続けて質問すると

「作成したら、上司に持って行っていましたが、ここ最近はファイルしといてと言われてからは、私がそのままファイルしています。」

「来月から、このファイルを誰かが見るか監視してください。」お願いします。

１カ月たち２カ月たち、担当者に確認すると「誰も見ません」と言われることが殆どです。

誰も見ない資料のために、毎月時間をかけて一所懸命作成し、挙句の果てに月次決算は遅れ遅れなのです。

誰も見ない資料と言っても、当初は必要だったから上司からの作成依頼があったのだと思います。

不要になったのなら、「もう作らなくていいよ」とひと言がないため、こんなことが起こるのです。

～事務改善で無駄を省こう～

私どもが、経理指導に入らせて頂くと事務改善をさせて頂きます。

不要な作業は排除させて頂き、必要な作業は追加させて頂きます。

その結果、作業時間が短縮されます。　極端なのは、人員削減につながります。

もう２０年以上前ですが、経理のお手伝いをお願いされて行ってみると、経理人員が６名もいらっしゃる。

処理は２カ月遅れで進行していました。

聞いてみると、中々前に進まないから「人が足らない」という現場の声を聞き人員を増やしてきたということでした。

結局何をされていたのか分かりませんが、私どもがお手伝いするようになって遅れがなくなると、一人辞め二人辞めと退職されて行きました。

結局２年後には、経理担当者１名になりました。しかもその方は経理以外の仕事もするようになりました。

みなさんの所は、如何ですか?　月次決算が遅れていませんか?

遅れていなくてもですが、社内の経理だけでなく、色々な資料作成があると思いますが、

それは全て必要なものでしょうか?　作成されて活用されているのでしょうか?

今一度見直してみる必要はないでしょうか?

本日は、これで失礼致します。

ご意見ご感想頂けると有り難いです。

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